کنترل‌های داخلی محصولی عالی ولی بدون خریدار(4)

گارو هوانسیان فر*
به تازگی با مدیرعامل شرکتی که تخصص او در رشته مهندسی بود صحبت می‌کردم. از او پرسیدم که چرا در بعضی شرکت‌ها در مقابل ایجاد کنترل‌های داخلی مقاومت می‌شود؟

وی با اینکه از رشته حسابداری و حسابرسی و ... آگاهی کامل نداشت، به سرعت پاسخ داد که ایجاد کنترل‌های داخلی مانع از سوء استفاده بعضی از افراد می‌شود؛ بنابراین متوجه شدم که سایر قشرها (منظور غیر ‌از حسابرسان) از خوبی‌ها و معایب کنترل‌های داخلی آگاهی دارند.
حال به چند ضعف در کنترل‌های داخلی اشاره می‌کنم که عمومیت کلی در شرکت‌ها دارند و مسوولان بیشتر این شرکت‌ها فکر می‌کنند که روش صحیح، همان روشی است که آنها و دیگر شرکت‌ها عمل می‌کنند:
1 - اولین مورد در رابطه با صندوق شرکت‌ها است. در بعضی از شرکت‌ها فکر می‌کنند که اصولا صندوق باید تحت نظر حسابداری باشد. باید بگویم که این امر کاملا غلط بوده و قسمت مالی نباید به هیچ وجه با وجوه نقد سر و کار داشته باشد. قسمت مالی این وظیفه را دارد که اطلاعات مختلف را از قسمت‌های مختلف در یک شرکت دریافت دارد و آنها را به زبان حسابداری درآورد و پردازش کند و در نهایت، گزارشات مفید تهیه و در اختیار مدیران و سایر قسمت‌های استفاده‌کننده قرار دهد. وجوه نقد باید کاملا مستقل از قسمت مالی باشد. اصولا صندوق چیز شیرینی است و محتویات آن شیرین تر از عسل. در بعضی از شرکت‌ها حسابدارها اصرار دارند که صندوق حتما در دست آنها باشد! راستی چرا؟ چه جاذبه‌ای در صندوق نهفته است؟ از بعضی از افراد شنیده‌ام که در اختیار داشتن صندوق، قدرت برای آنها ایجاد می‌‌کند!
در یک میهمانی از شخصی شنیدم که از موقعی که تنخواه (صندوق) در اختیار او قرار گرفته، وضعش خیلی خوب شده است!
2 - در بعضی از شرکت‌ها مشاهده می‌کنم که چک‌ها توسط قسمت مالی صادر و مهر می‌شود و سپس برای امضا، به صاحبان امضا مجاز ارائه می‌شود. صدور چک‌ها جزو وظایف قسمت مالی نیست، تحت هیچ عنوان. صدور چک‌ها باید توسط یک قسمت مستقل از قسمت مالی (خزانه داری) صورت پذیرد و به منظور امضاء و مهر، به صاحبان امضاء مجاز تسلیم شود. مهر شرکت نیز باید در اختیار یکی از صاحبان امضا مجاز باشد.
3 - در بعضی از شرکت‌ها مشاهده کرده‌ام که قسمت فروش، وجه فروش‌ها را نیز دریافت می‌دارد. قسمت فروش فقط باید فروش کند. دریافت وجه فروش‌ها باید یا توسط صندوقدار (خزانه داری) یا توسط واریز وجوه به حساب جاری شرکت نزد بانک‌ها صورت گیرد که روش دوم توصیه می‌شود.
4 - در بعضی از شرکت‌ها مشاهده کرده‌ام حسابرس داخلی (البته نه حسابرس داخلی به معنی واقعی) زیردست مدیر امور مالی انجام وظیفه می‌کند. چنین شرکت‌هایی فکر نکنند که حسابرس داخلی یا قسمت حسابرسی داخلی دارند. این افراد در واقع یک کنترل سطحی روی اسناد حسابداری صادره انجام می‌دهند که به هیچ وجه با تعریف حسابرسی داخلی شباهتی ندارد. این شرکت‌ها در واقع، عنوان اشتباهی را برای این کار انتخاب کرده‌اند.
5 - در بعضی از شرکت‌های تولیدی مشاهده کرده‌ام که اجناس تولیدی معیوب، بدون هیچ گونه تاییدی، به انبار ضایعات ارسال می‌شود و در آنجا هم هیچ گونه کنترلی روی تعداد یا مقدار اجناس ضایعاتی وجود ندارد. اینگونه ضایعات هم به صورت فله و با انجام مزایده‌های آنچنانی یا حتی بدون مزایده به فروش می‌رسد. در شرکتی مشاهده کردم که اجناس کاملا سالم به انبار ضایعات ارسال می‌شد و اشخاص معین و به‌خصوصی این ضایعات (کالای سالم) را به قیمت بسیار پایین خریداری می‌کردند. بقیه داستان را خودتان حدس بزنید.
6 - در بعضی از شرکت‌ها مشاهده کرده‌ام که روی اشانتیون‌ها یا هدایایی که به خرده فروشان توسط ماموران فروش داده می‌شود، هیچ گونه کنترلی وجود ندارد. به هیچ وجه مشخص نیست که چه مقدار از این نوع کالاها به‌دست خرده فروشان می‌رسد و چه مقدار از آنها توسط ماموران فروش برای خود به فروش می‌رسد.
7 - در بعضی از شرکت‌ها شاهد بوده‌ام که تخفیفات اعطایی به خریداران با تصمیم ماموران فروش است و هیچ گونه دستورالعملی در این رابطه وجود ندارد. حال چه مقدار تخفیف واقعا به خریداران داده می‌شود، کسی جز فروشندگان از آنها اطلاعی ندارند!
8 - از یکی از دوستان حسابرس شنیدم که در شرکتی اجناس به صورت کلی و بدون برش آنها (ریز کردن اجناس)، به مشتریان جزء فروخته می‌شد. خود مشتریان باید آن اجناس را در محل کار خود برش می‌دادند تا قابل‌فروش باشد. مامور فروش آن شرکت برای برش این اجناس با دستگاه‌های مدرن و خوب خود از مشتریان مبالغی دریافت می‌کرد که این درآمدها به هیچ وجه در جایی در شرکت منعکس نمی‌شد.
بله، ایجاد کنترل‌های داخلی مطلوب در هر واحدی، هرقدر هم که کوچک باشد، امری ضروری است. نکته‌ای که مدتی است توجه مرا جلب کرده این است که حتی بقالی‌های کوچک، کنترل‌های داخلی در حد خودشان ایجاد کرده‌اند. به محض ورود به بقالی‌ها و فروشگاه‌های حتی بسیار کوچک، تابلویی مشاهده می‌کنیم به این مضمون: «این واحد مجهز به دوربین مدار بسته است»؛ بنابراین واحد‌های متوسط، بزرگ و خیلی بزرگ به امر «کنترل‌های داخلی» توجه خاص کنند. کنترل‌های داخلی شرکت‌ها باید توسط موسسات حسابرسی معتبر و وارد به موضوع کنترل‌های داخلی به طور کامل و جزء‌به‌جزء بررسی و کلیه نقاط ضعف آنها مشخص و پیشنهادات سازنده جهت بهبود کنترل‌های داخلی به مدیران شرکت‌ها ارائه شود تا از دارایی‌های شرکت‌ها حفاظت کامل به عمل آید و در نهایت، صورت‌های مالی که آن شرکت‌ها تهیه می‌کنند، قابل‌اتکا باشد.
* حسابدار رسمی – عضو پیوسته انجمن حسابداران خبره مدیریت انگلستان