کنترل‌های داخلی محصولی عالی ولی بدون خریدار

* گارو هوانسیان فر

بخش اول

در نظر دارم که در مورد کل کنترل‌های داخلی مقاله‌های مختلفی بنویسم و شرح دهم که کنترل‌های داخلی چیست و اهمیت آن‌ها در هر سازمان و واحدی چقدر زیاد است.

ولی قبل از اینکه به مقاله اصلی کنترل‌های داخلی بپردازم، در چند مقاله به مثال‌هایی از سوء‌استفاده‌هایی که از عدم وجود کنترل‌های داخلی در عمل به وجود آمده، اشاره می‌کنم.. سعی می‌کنم که این مقالات را با مثال‌های ساده شروع کنم تا به مثال‌های پیشرفته برسیم. توجه داشته باشید که مثال‌های ساده هم می‌توانند درس‌های بزرگی به افراد بدهند و تجربه‌های‌ گرا‌‌نبهایی شوند برای کارهای آینده. هیچ مطلبی را در حسابرسی ساده نپندارید زیرا همین مطالب کوچک و ساده ممکن است شما (حسابرس) را روزی در تله‌ بزرگی بیندازد. آگاهی از بسیاری از موارد، حتی آنهایی که به نظر شما ممکن است ساده و پیش پا افتاده باشد، در حسابرسی بسیار مفید و ضروری می‌باشد.

یکی از دوستانم که نزد یک دکتر روانپزشک می‌رفت تعریف می‌کرد که هر بار که نزد آن روانپزشک می‌رفت، مدتی نزد روانپزشک صحبت و مشاوره می‌کرد و از اطاق او خارج می‌شد. منشی دکتر سپس وارد اطاق دکتر می‌شد تا مبلغ حق ویزیت را بپرسد. همانطور که مطلع هستید، اکثر روانپزشک‌ها یا دکترهای اعصاب و روان، حق ویزیت ثابتی ندارند و حق ویزیت آنها بر اساس زمانی که روی یک بیمار یا مراجعه‌کننده صرف می‌کنند، تعیین می‌شود. منشی دکتر مبلغ حق ویزیت را از دکتر می‌پرسید و از اطاق او خارج می‌شد و مبلغ حق ویزیت را به بیمار یا مراجعه‌کننده اعلام می‌کرد و آن‌را از او دریافت می‌نمود. روش کار همیشه همین‌طور بود تا اینکه او یک‌بار متوجه شد که حق ویزیت آن بار خیلی بالاتر از دفعات قبل شده است. ایشان می‌گفت که حق ویزیت را پرداخت کردم و اعتراضی هم نکردم. دفعه بعد که به همان روانپزشک مراجعه کردم، به ایشان عرض کردم که آیا حق ویزیت را افزایش داده‌اید؟ ایشان گفتند خیر. به دکتر عرض کردم پس دفعه قبل چطور حق ویزیت بنده خیلی‌گران شد؟ دکتر گفت که نباید‌گران شده باشد. دکتر مطلب را پیگیری کرد و بعد از بررسی‌های متعدد متوجه شد که مبلغی که او به منشی می‌گفت، منشی مبلغ اضافی به بیمار یا مراجعه‌کننده اعلام می‌کرد و ما‌به‌التفاوت مبلغ اعلام شده توسط دکتر و مبلغی که منشی از بیمار دریافت می‌کرد، در جیب مبارک منشی می‌رفت!!!! البته این موضوع فقط به آن منشی به‌خصوص بر می‌گردد و امیدوارم که سایر منشی‌ها از مطرح شدن این موضوع دلگیر نشوند.

بنابراین متوجه می‌شوید که به علت عدم وجود کنترل‌های داخلی، منشی آن دکتر سوء‌استفاده می‌کرد و دکتر متوجه شد که آن منشی این کار را از مدت‌ها قبل انجام می‌داده و علاوه بر دریافت مبلغ اضافی از بیماران و مراجعه‌کنندگان، ضرر هنگفتی به آن دکتر وارد کرده بود و آن هم این بود که بیماران می‌دیدند حق ویزیت دکتر بسیار بالا است، دیگر به او مراجعه نمی‌کردند و بدین ترتیب دکتر بیماران زیادی را از دست داده بود. بنابراین در اینجا که یک واحد بسیار کوچکی بود و فقط یک دکتر و یک منشی وجود داشتند، به علت عدم وجود کنترل‌های داخلی مناسب، سوء استفاده مالی صورت می‌گرفت. برای چنین دکتری پیشنهاد می‌کنم که برای اینکه چنین کاری دوباره انجام نشود، اولا آن منشی را در اسرع وقت و بدون هیچ‌گونه تذکر قبلی، اخراج کند. ثانیا می‌باید برای منشی‌های بعدی حتما گواهی کار معتبر از محل‌هایی که قبلا کار کرده، اخذ کند و در صورت امکان، ضامن و ضمانت کافی از آنها بخواهد. در قدم بعدی هم باید فورا دفترچه‌ای چاپ کند که دارای شماره سریال چاپی و همچنین ته سوش باشد و در متن برگه‌های دفترچه، چنین جمله‌ای نوشته شده باشد:

لطفا مبلغ...................... ریال (به عدد)...................................... ریال (به حروف) از آقای/خانم...................... به شماره پرونده ........................... بابت کل مبلغ حق ویزیت و مشاوره دریافت شود.

کلیه صفحات دفترچه‌های مذکور باید با مهر نظام پزشکی دکتر ممهور و پاراف‌گردد. دکتر باید این برگه‌ها را پرکرده و در ته سوش آن‌ها هم مشخصات فوق را درج نماید و اصل برگه را به بیمار یا مراجعه‌کننده تقدیم کند تا مبلغ قید شده در برگه را به منشی پرداخت کند. بدین ترتیب، منشی دکتر نمی‌تواند مبلغ اضافی از بیماران اخذ کند. البته لازم به ذکر است که چاپ فرم‌ها باید توسط خود دکتر انجام شود و فرم‌ها نزد او نگهداری‌گردد و هر چند وقت یکبار، طرح و رنگ آن را عوض کند. منشی دکتر نباید در این امر کوچک‌ترین نقشی داشته باشد. مثال ساده فوق نشان می‌دهد که حتی در کوچک‌ترین واحدها، وجود کنترل‌های داخلی بسیار ضروری است. باید گفت که از لحاظ کنترل‌های داخلی، اطمینان هیچ نقشی را بازی نمی‌کند. هر قدر هم بین افراد اطمینان وجود داشته باشد، لزوم کنترل‌های داخلی امری ضروری و غیر قابل اجتناب است. در مقاله‌های بعدی، مثال‌های دیگری را از سوءاستفاده‌ها در اثر عدم وجود کنترل‌های داخلی مناسب، مطرح خواهم نمود. البته توجه داشته باشید که وجود کنترل‌های داخلی، تنها جهت جلوگیری از سوء استفاده‌ها نیست. در این مورد در مقاله‌ای مفصل، درباره فواید وجود و ایجاد کنترل‌های داخلی مناسب بحث خواهم نمود. در خاتمه مقاله باید عرض کنم که موسسات حسابرسی معتبر بهترین کسانی هستند که می‌توانند سیستم‌های کنترل‌های داخلی در هر سازمانی، اعم از کوچک، متوسط یا بزرگ ایجاد نمایند. به مدیران شرکت‌ها، سازمان‌ها و غیره پیشنهاد می‌کنم که از این خدمات موسسات حسابرسی معتبر استفاده کنند. به مدیران محترم شرکت‌ها، سازمان‌ها و... اطمینان کامل می‌دهم که از این عمل بهره فراوان خواهند برد. یکی از دوستانم که به عنوان یک مشاور به یک تشکیلاتی رفته بود، با ایجاد کنترل‌های داخلی مناسب، در ظرف مدت چند ماه، سود ناخالص آن تشکیلات را از 7‌درصد به 20‌درصد رساند. موسسات حسابرسی معتبر می‌توانند خدمات مفید بی‌شماری را به کل جامعه ما بدهند که نوع این خدمات را در یک مقاله جداگانه به طور مفصل به عرض خوانندگان عزیز می‌رسانم. ان‌شاءا...

*حسابدار رسمی – عضو پیوسته انجمن حسابداران خبره مدیریت انگلستان